下面是一个具体的例子，要在某一区域中对用户的输入进行限制，限制的内容是“省份列表”为全国省份名称，即只允许输入省份信息。

操作步骤

选择需要限制输入的区域，单击菜单“数据→有效性→设置”，在“有效性条件”的“允许”下拉列表中选择“序列”，单击“来源”文本框右侧的“区域引用”图标，如图。

Excel 将收缩“数据有效性”窗口，用鼠标选择列表所在区域，此处为“省份列表”区域E1：E35。

选择完毕后再次单击“区域引用”图标返回，Excel自动将选择的区域输入到“来源”下的文本框中。如果列表区域和需要设置有效性的区域不在同一工作表内，就必需先将列表区域定义名称，例如对“省份列表”所在区域E1：E35定义名称为“省份列表”，然后在“来源”下的文本框中输入“=省份列表”。

最后单击“确定”。

Excel将在选定的单元格中创建一个有效性列表，用户输时可以在列表中选择，或输入列表中的内容。

如果输入了别的内容，Excel会给出错误提示。